Privacy policy
Versie 1.0, laatst gewijzigd op 7 november 2026
In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens wij van je verwerken, waarom we dat doen, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. Omdat wij voor de begeleiding ook gegevens over je gezondheid gebruiken, leggen we dat in artikel 4 apart uit.
1. Wie zijn wij?
FITINC is een handelsnaam van Ichica B.V. Ichica B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens die in deze privacyverklaring staat.
- Adres: Commelinstraat 2, 1093 TR Amsterdam
- KvK-nummer: 69775656
- E-mail: [email protected]
Heb je een vraag over je privacy of wil je een van je rechten gebruiken? Mail ons dan op [email protected].
2. Voor wie geldt deze privacyverklaring?
Deze privacyverklaring geldt als je:
- onze website bezoekt;
- een homegym kit bij ons koopt;
- een begeleidingsplan (online personal coaching) afsluit of de zelfscan invult;
- je aanmeldt voor onze nieuwsbrief;
- contact met ons opneemt.
Koop je onze producten via een marktplaats, zoals bol, Amazon of Decathlon? Dan ontvangen wij van die marktplaats de gegevens die nodig zijn om je bestelling te leveren en je vragen te beantwoorden. Voor wat de marktplaats zelf met je gegevens doet, geldt de privacyverklaring van die marktplaats.
3. Welke gegevens gebruiken wij, waarvoor en op welke grondslag?
| Waarvoor | Welke gegevens | Grondslag |
|---|---|---|
| Je bestelling van een homegym kit leveren, retouren regelen (ook ophalen) en garantie afhandelen | Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, bestelgegevens, betaalstatus | Uitvoering van de overeenkomst |
| Je begeleidingsplan uitvoeren: aanmelding, kick-off, contact met je Personal Trainer, pauzeren en opzeggen | Naam, e-mailadres, telefoonnummer, gekozen plan, abonnementsgegevens, berichten met je Personal Trainer, trainingsgegevens | Uitvoering van de overeenkomst |
| De zelfscan (FITINC SelfScan): een eerste advies en het juiste plan voor jou | Naam, geslacht, leeftijdscategorie, lengte, gewicht, doelen, trainingservaring, waar je wilt trainen, eerdere ervaringen en de manier waarop je contact wilt (WhatsApp of e-mail) | Je uitdrukkelijke toestemming, omdat lengte en gewicht iets over je gezondheid zeggen |
| Gezondheidsgegevens gebruiken voor een veilig en passend plan (zie artikel 4) | Lengte, gewicht, vetpercentage, blessures, klachten en andere gezondheidsinformatie die je deelt | Je uitdrukkelijke toestemming |
| Voortgangsfoto's | Foto's die je zelf deelt | Je aparte, uitdrukkelijke toestemming |
| Leeftijdscontrole voor begeleidingsplannen (vanaf 18 jaar) | Bevestiging dat je 18 jaar of ouder bent | Uitvoering van de overeenkomst |
| Betalingen verwerken, ook automatische maandelijkse betalingen en terugbetalingen | Naam, e-mailadres, betaalgegevens zoals IBAN of de laatste cijfers van je kaart, betaalgeschiedenis | Uitvoering van de overeenkomst |
| Klantenservice: vragen, klachten, herroeping en opzegging behandelen | De gegevens uit je bericht of formulier en je bestel- of abonnementsgegevens | Uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om je goed te helpen |
| Nieuwsbrief en aanbiedingen per e-mail | Naam, e-mailadres, gekozen plan of gekochte producten, of je mails opent en aanklikt | Je toestemming. Ben je al klant, dan sturen we je ook zonder toestemming informatie over vergelijkbare producten en diensten; je kunt je daarvoor altijd afmelden |
| Website laten werken en verbeteren, en advertenties | Cookiegegevens zoals IP-adres, apparaat- en browsergegevens en surfgedrag op onze website | Noodzakelijke cookies: ons gerechtvaardigd belang. Analytische en marketingcookies: je toestemming. Zie artikel 12 |
| Wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht | Facturen, betaal- en bestelgegevens | Wettelijke verplichting |
| Geschillen en het vastleggen van je akkoord met de voorwaarden en je verzoek om de begeleiding direct te laten starten | Datum, tijd en inhoud van je keuzes bij de aanmelding of bestelling | Ons gerechtvaardigd belang om onze rechten te kunnen aantonen |
Wij vragen niet meer gegevens dan we nodig hebben. Je kaartgegevens zien wij niet: die verwerkt onze betaalprovider.
Geef je de gegevens niet die nodig zijn voor je bestelling of begeleidingsplan, dan kunnen wij de overeenkomst niet uitvoeren.
4. Gezondheidsgegevens
Voor persoonlijke begeleiding heeft je Personal Trainer informatie over je gezondheid nodig, zoals je lengte, gewicht, vetpercentage, blessures en klachten. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens. Daarom gaan wij er extra zorgvuldig mee om:
- Alleen met je uitdrukkelijke toestemming. Je geeft die toestemming met een apart vakje bij de zelfscan of je aanmelding. Dat vakje staat nooit vooraf aangevinkt.
- Alleen voor je begeleiding. Wij gebruiken je gezondheidsgegevens alleen om je plan op te stellen en aan te passen en om je veilig te begeleiden. Nooit voor marketing of advertenties, en we geven ze nooit door aan adverteerders.
- Beperkte toegang. Alleen je eigen Personal Trainer, een vervangende Personal Trainer en de medewerkers die dat voor je begeleiding nodig hebben, kunnen je gezondheidsgegevens zien. Zij zijn verplicht tot geheimhouding.
- Voortgangsfoto's zijn optioneel. Daarvoor vragen wij aparte toestemming. Wij gebruiken je foto's nooit voor marketing, tenzij je daar apart en schriftelijk toestemming voor geeft.
- Intrekken kan altijd. Mail naar [email protected] of laat het je Personal Trainer weten. Wat wij al met je toestemming hebben gedaan, blijft rechtmatig. Zonder gezondheidsgegevens kunnen wij je meestal niet verantwoord begeleiden. Wat dat betekent voor je abonnement, staat in artikel B8 van onze algemene voorwaarden.
- Waar staan je gegevens? Je plan, je voortgang, je gezondheidsgegevens en je voortgangsfoto's staan in de trainingsapp 1fit. Deel gezondheidsinformatie en foto's daarom bij voorkeur via de app.
- WhatsApp. Kies je voor contact via WhatsApp, dan gebruiken wij WhatsApp om afspraken te maken en je vragen te beantwoorden. WhatsApp is een dienst van Meta. Deel je via WhatsApp toch gezondheidsinformatie of foto's, dan zetten wij die over naar de 1fit-app als dat nodig is voor je begeleiding, en verwijderen wij ze uit WhatsApp.
- Bewaren. Wij verwijderen je gezondheidsgegevens en voortgangsfoto's uiterlijk 12 maanden nadat je begeleiding is geëindigd, of eerder als je je toestemming intrekt.
5. Met wie delen wij je gegevens?
Wij verkopen je gegevens nooit. Wij delen ze alleen als dat nodig is voor de doelen in artikel 3:
| Ontvanger | Waarvoor |
|---|---|
| Je Personal Trainer (zelfstandige coach die namens ons werkt) | Je begeleiding |
| Gorilla Sports Nederland B.V. | Verzenden van je homegym kit vanuit het magazijn |
| Vervoerders, zoals PostNL | Bezorgen van je bestelling en retourzendingen met ons retourlabel |
| Brenger | Ophalen van een kit of een zwaar onderdeel bij een retour |
| Stripe | Betalingen en automatische maandelijkse afschrijvingen |
| Klarna | Achteraf betalen voor een homegym kit. Klarna kan zelf een kredietcontrole doen en is daarvoor zelf verantwoordelijk |
| Shopify | Onze webwinkel en bestelgegevens |
| Tally | De zelfscan en intakevragenlijst |
| Klaviyo | Het versturen van e-mails en de nieuwsbrief. Klaviyo ontvangt alleen je naam, e-mailadres, plan en status, nooit gezondheidsgegevens |
| 1fit | De trainingsapp waarin je plan, voortgang, gezondheidsgegevens en voortgangsfoto's staan |
| WhatsApp (Meta) | Contact met je Personal Trainer, als je daarvoor kiest |
| Freshdesk | Het behandelen van je vragen en klachten |
| Google Workspace | Onze e-mail en documenten |
| Channable | Het beheren van productinformatie en bestellingen voor marktplaatsen |
| Google (Analytics) en Meta (pixel) | Analyse van ons websitegebruik en advertenties, alleen met je toestemming (zie artikel 12) |
| Marktplaatsen (bol, Amazon, Decathlon) | Alleen bij een bestelling via die marktplaats |
| Instanties, zoals de Belastingdienst | Als de wet ons dat verplicht |
Partijen die je gegevens in onze opdracht verwerken, hebben met ons een verwerkersovereenkomst. Zij mogen je gegevens alleen gebruiken voor het werk dat zij voor ons doen.
6. Gegevens buiten de Europese Unie
Sommige van onze dienstverleners, zoals Stripe, Klaviyo, Shopify, Freshdesk, Google en Meta (waaronder WhatsApp), zijn gevestigd in de Verenigde Staten of hebben daar servers. Wij geven je gegevens alleen door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte als er passende waarborgen zijn, zoals een certificering onder het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Mail ons als je hier meer over wilt weten.
7. Hoe lang bewaren wij je gegevens?
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Bestel- en klantgegevens van een homegym kit | 2 jaar na levering, of langer als er een garantie- of klachtzaak loopt |
| Abonnementsgegevens van een begeleidingsplan | 2 jaar na het einde van je abonnement |
| Gezondheidsgegevens en voortgangsfoto's | Uiterlijk 12 maanden na het einde van je begeleiding, of eerder als je je toestemming intrekt |
| Zelfscan zonder dat je een plan afsluit | 6 maanden na het invullen |
| Facturen en betaalgegevens | 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht |
| Klachten, herroepingen en opzeggingen | 2 jaar na afhandeling |
| Vastlegging van je akkoord met de voorwaarden | Zolang de overeenkomst loopt en 2 jaar daarna |
| Nieuwsbrief | Tot je je afmeldt |
| Cookies | Zie artikel 12 |
8. Hoe beveiligen wij je gegevens?
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, zoals beveiligde verbindingen (https), toegang alleen voor wie dat nodig heeft en geheimhoudingsafspraken met onze Personal Trainers. Gaat er toch iets mis met je gegevens, dan melden wij dat aan de Autoriteit Persoonsgegevens als de wet dat vereist, en aan jou als dat een hoog risico voor je kan opleveren.
9. Geautomatiseerde besluiten
Wij nemen geen besluiten over jou die alleen door een computer worden genomen en die rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen voor je hebben. Kies je voor achteraf betalen, dan kan die aanbieder wel een geautomatiseerde kredietcontrole doen. Daarover lees je meer in de privacyverklaring van die aanbieder.
10. Jouw rechten
Je hebt het recht om:
- je gegevens in te zien;
- onjuiste gegevens te laten verbeteren;
- je gegevens te laten verwijderen;
- de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen een verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang, en altijd tegen direct marketing;
- je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of aan een ander te laten doorgeven;
- je toestemming in te trekken.
Stuur je verzoek naar [email protected]. Wij reageren binnen 1 maand. Soms vragen wij je om aan te tonen wie je bent, zodat wij je gegevens niet aan een ander geven. Stuur ons daarvoor geen kopie van je identiteitsbewijs, tenzij wij je daar uitdrukkelijk om vragen.
Afmelden voor de nieuwsbrief kan ook met de link onderaan elke e-mail.
11. Klacht indienen
Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan? Laat het ons dan weten via [email protected]. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
12. Cookies
Op onze website gebruiken wij cookies. Noodzakelijke cookies plaatsen wij altijd. Analytische en marketingcookies, zoals Google Analytics en de Meta-pixel, plaatsen wij alleen als je daar toestemming voor geeft. In de cookiebanner op onze website zie je welke cookies wij gebruiken, en daar kun je je keuze altijd wijzigen. Gegevens uit analytische en marketingcookies bewaren wij niet langer dan 14 maanden.
13. Leeftijd
Begeleidingsplannen zijn voor personen van 18 jaar en ouder. Wij verwerken niet bewust gegevens van kinderen onder de 16 jaar zonder toestemming van een ouder of voogd.
14. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op onze website. Bij belangrijke wijzigingen laten wij het je weten, bijvoorbeeld per e-mail.